Rechtliche Grundlagen

Archivordnung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf vom 15. Juli 2015

Aufgrund von § 11 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010, zuletzt geändert durch das Gesetz v. 16. September 2014, und von § 2 Abs. 4 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulgesetz - HG) vom 16. September 2014 (GV.NRW. S. 547), hat die Heinrich-Heine-Universität die folgende Ordnung erlassen:

Inhaltsverzeichnis:

§ 1 Organisatorische Einbindung des Universitätsarchivs und Leitung
§ 2 Aufgaben und Zuständigkeiten des Universitätsarchivs
§ 3 Anbietungspflicht
§ 4 Benutzung
§ 5 Reproduktionen
§ 6 Belegexemplar
§ 7 Ausstattung
§ 8 Inkrafttreten

§ 1 Organisatorische Einbindung des Universitätsarchivs und Leitung

(1) Das Universitätsarchiv Düsseldorf ist eine Stabsstelle der Universitäts- und Landesbibliothek Düsseldorf (ULB). Die Direktorin oder der Direktor der ULB ist die oder der Vorgesetzte des Personals des Universitätsarchivs. Das Universitätsarchiv wird hauptamtlich von einer wissenschaftlichen Archivarin oder einem wissenschaftlichen Archivar geführt, die oder der über die Laufbahnbefähigung für den höheren Archivdienst verfügt.

(2) Der Geltungsbereich dieser Archivordnung erstreckt sich auf die HHU. Soweit in dieser Archivordnung keine besonderen Regelungen getroffen werden, gelten die Bestimmungen und Begriffserklärungen des ArchivG NRW in der jeweils gültigen Fassung.

§ 2 Aufgaben und Zuständigkeiten des Universitätsarchivs

(1) Das Universitätsarchiv ist gemäß § 1 Abs. 1 i.V.m. § 11 ArchivG NRW für die Archivierung der im Bereich der HHU und ihren Vorgängereinrichtungen entstandenen Verwaltungsunterlagen zuständig.  

(2) Das Universitätsarchiv kann darüber hinaus Ergänzungsdokumentationen wie Nachlässe von Mitgliedern, ehemaligen Mitgliedern und Angehörigen der Universität sowie studentische und andere für die Universität historisch wertvolle Unterlagen sammeln. 

(3) Das Universitätsarchiv berät die Stellen der Universität bei Fragen der analogen und elektronischen Registraturführung. 

(4) Das Universitätsarchiv wirkt an der Aufarbeitung und Vermittlung der Geschichte der Universität mit.

§ 3 Anbietungspflicht

(1) Gemäß § 4 Abs. 1 ArchivG NRW sind die Einrichtungen der HHU verpflichtet, Unterlagen dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald sie zur Erledigung der Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Dies gilt nicht für die ULB in Bezug auf ihre landesbibliothekarischen Aufgaben. 

(2) Das Universitätsarchiv entscheidet gemäß § 2 Abs. 6 ArchivG NRW unter fachlichen Gesichtspunkten über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen. 

(3) Ohne Zustimmung des Universitätsarchivs ist es nicht gestattet, Registraturgut zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten.

§ 4 Benutzung

(1) Hinsichtlich der Benutzung finden die §§ 6 und 7 ArchivG NRW sowie die §§ 3-5 und 7- 11 AusführungsVO ArchivG NRW vom 15. Juni 2010 sinngemäß Anwendung, sofern im Folgenden nichts anderes bestimmt ist. 

(2) Jeder hat nach Maßgabe des ArchivG NRW, dieser Archivordnung und den nach dieser Archivordnung für anwendbar erklärten Bestimmungen der AusführungsVO ArchivG NRW das Recht, Archivgut auf Antrag zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt wird. 

(3) Gebühren werden auf Grundlage der Gebührenordnung der ULB in der jeweils gültigen Fassung erhoben, sofern sie auf das Universitätsarchiv anwendbar sind. 

(4) Auf die amtliche Benutzung von Archivgut durch diejenigen Einrichtungen der HHU, in denen es entstanden ist, findet diese Ordnung keine Anwendung. 

(5) Das Universitätsarchiv kann Öffnungs- und Bestellzeiten festlegen.  

(6) Das vorgelegte Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln. Insbesondere ist es nicht gestattet, den Ordnungszusammenhang des Archivguts zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Beschriftungen jeglicher Art anzubringen und Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden. Zum Schutz des Archivguts ist es insbesondere untersagt, im Benutzungsraum zu rauchen, zu essen, zu trinken und Notizen mit nicht auslaufsicheren Schreibmaterialien zu machen. 

(7) Die Benutzung nichtamtlichen Archivguts und von Sammlungsgut kann besonderen Bestimmungen unterliegen, insbesondere Vereinbarungen mit Nachlassgebern, die zu beachten sind.

(8) Wer gegen diese Regelungen über die Benutzung des Universitätsarchivs erheblich oder wiederholt verstößt oder in anderer Weise die Ordnung des Archivs stört, kann von der Direktorin / dem Direktor der ULB zeitweise oder dauernd von der Benutzung ausgeschlossen oder in der Benutzung beschränkt werden.

§ 5 Reproduktionen

(1) Reproduktionsaufträge werden an die zuständige Stelle innerhalb der ULB weitergeleitet. Gebühren für Kopien, Scans und alle anderen Arten von Reproduktionen regelt in diesem Fall die Gebührenordnung der ULB in der jeweils gültigen Fassung. 

(2) Die Anfertigung von eigenen Digitalfotografien im Lesebereich des Universitätsarchivs kann auf Antrag zu persönlichen Zwecken der Benutzung und Auswertung durch die Leiterin / den Leiter des Universitätsarchivs genehmigt werden. Jede Weitergabe oder Publikation der so angefertigten Reproduktionen bedarf einer Genehmigung des Universitätsarchivs. Das Urheberrecht bleibt hiervon unberührt.

§ 6 Belegexemplar

Die Benutzerin bzw. der Benutzer ist verpflichtet, dem Universitätsarchiv ein Belegexemplar von einem Druckwerk, das unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Universitätsarchivs verfasst oder erstellt wurde, zur Verfügung zu stellen (§ 10 Abs. 5 i.V.m. § 6 Abs. 5 ArchivG NRW).

§ 7 Ausstattung des Universitätsarchivs

Das Rektorat der HHU weist der ULB gesondert ausgewiesene Haushaltsmittel zur Erfüllung der Aufgaben des Universitätsarchivs zu.

§ 8 Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Heinrich-Heine-Universität in Kraft. Gleichzeitig tritt die Archivordnung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf vom 4. Juni 2002 außer Kraft.

Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf vom 7.7.2015.

Düsseldorf, den 15.7.2015

Die Rektorin
der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Anja Steinbeck
(Univ.-Prof. Dr. iur.)

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